电子邮件内容的署名问题

无论是开展电子邮件营销，还是一般的邮件通信，电子邮件主题和发件人信息的设计都很重要，网上营销新观察（www.marketingman.net）已经用几篇文章专门讨论做这些细节问题，这些问题有时不比邮件内容设计重要程度低，如果收信人连邮件都不打开，邮件内容设计多么专业也就失去了意义。相对于电子邮件主题和发件人信息，电子邮件的署名（签名档）问题的重要性虽然没有重要到影响邮件打开率的程度，但同样不可忽视，尤其当你希望自己的邮件得到收件人的重视时。

　　电子邮件对收件人是否重要，并不是发件人自己来决定的，无论你是否将邮件标注为“加急”，也无论你是否要求收件人给予“接收确认”，关键是邮件内容所决定的，如果你的邮件对收件人来说不够重要，或者邮件信息不够完整（如缺乏基本的收件人信息和发件人署名及联系信息等），都可能影响电子邮件信息传递的最终效果。

　　电子邮件中的署名是邮件内容不可缺少的组成部分，既是对发件人信息（邮件显示信息）的补充，也是收件人进一步建立对发件人信任的必要信息。同时，电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分，对企业网络品牌具有一定的影响。正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系时的邮件）都有统一的格式设计，这样不仅看起来比较规范，而且也是体现了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应更加明显。

　　如果从用户方面来看，有时可能会抱怨为什么自己发出的咨询邮件迟迟得不到回复，甚至得不到任何回复，这也很可能是因为邮件内容、主题、署名等方面设计的问题所造成。根据作者个人的体会，有些大型电子商务网站收到很多用户咨询邮件，会设置专门人员回复用户咨询，有些小型网站则可能没有专人负责回复顾客邮件，往往是相关人员兼职完成的，如果邮件在签名等方面不够注意（尤其中没有任何署名），那么这样的邮件很可能得不到回复。因为需要回复的邮件可能很多，工作人员肯定是首先回复最重要的邮件，如果我们给待回复邮件的重要程度定义一个顺序的话，那么没有任何署名的匿名邮件级别肯定是最低的，除非工作人员特别悠闲，否则一般是不会有人愿意回复这样的邮件的。

　　2002年3月初，我曾写过一篇文章“你的Email咨询为什么得不到回复”（www.marketingman.net/wmtips/e223.htm），其中分析了网站方面和用户方面各自可能的原因，包括了用户发送“匿名邮件”的问题。直到现在，作者仍然经常收到许多匿名的请求帮助的电子邮件，有些曾给予回复了，但仍然有很多邮件被忽略了，这实在也是心有余而力不足啊，只要有其他重要的事情要做，就几乎不会回复匿名邮件。我想，这种情况对任何人来说应该都会这样处理。如果您的咨询邮件希望得到正确的回复，那么最好是注意一些基本问题。

　　通过对电子邮件主题设计、发件人信息设计、签名设计等这些细节问题的讨论，我想要说明的问题仍然是：无论多么完美的理论和策略设计或者功能多么强大的管理软件，最终都会落实到这些具体问题上，如果在操作层面上处理不当，同样会影响网络营销的效果。实际上这正是普遍存在的问题。